Phòng Hành chính thường phải làm việc với nhiều nhà cung cấp: người bán văn phòng phẩm, người bán nước uống, đơn vị vệ sinh, cửa hàng điện máy… Mỗi nơi một báo giá, một hoá đơn, một lịch giao. Một checklist rõ ràng giúp kiểm soát ngân sách và tránh thiếu hàng.
Nhóm hàng cần kiểm tra hằng tháng
- Văn phòng phẩm: giấy in, bút, sổ, file hồ sơ, ghim, băng dính.
- Vật tư tiêu hao: mực in, pin, túi rác, giấy vệ sinh, nước rửa tay.
- Pantry: cốc giấy, trà, cà phê, đồ dùng nhà ăn.
- Vệ sinh: hoá chất tẩy rửa, dụng cụ lau dọn.
Nhóm hàng theo quý hoặc theo dự án
- Thiết bị văn phòng, phụ kiện điện tử, thiết bị hội họp.
- Nội thất: bàn ghế cho nhân sự mới, tủ hồ sơ, kệ.
- Quà tặng dịp lễ, đồng phục, ấn phẩm in cho sự kiện.
Ba nguyên tắc giúp mua sắm hiệu quả
- Định mức theo đầu người: theo dõi mức dùng trung bình mỗi tháng để đặt đúng số lượng.
- Gom đầu mối: ít nhà cung cấp hơn đồng nghĩa ít hoá đơn, ít lần nhận hàng và dễ đối soát công nợ.
- Hợp đồng khung: chốt bảng giá theo năm cho các mặt hàng dùng đều để tránh biến động giá.
GreenPack cung ứng 11 nhóm hàng cho văn phòng và nhà máy qua một đầu mối, một hoá đơn. Gửi danh sách để nhận báo giá trọn gói.
